Wofür die zentrale Tags-Verwaltung da ist
Tags helfen beim Wiederfinden von Personen, Terminen, Inventar und Musikstücken. Mit der Zeit entstehen dabei Begriffe für abgeschlossene Aktionen oder ähnliche Schreibweisen. Unter Einstellungen → Tags sehen Sie den vorhandenen Wortschatz des ausgewählten Vereins und wie oft die einzelnen Tags verknüpft sind. Nicht mehr benötigte Tags können Berechtigte hier gezielt entfernen.
Diese Übersicht ist von der Tag-Auswahl am einzelnen Datensatz zu unterscheiden: Tags vergeben und danach filtern erklärt das tägliche Zuordnen und Suchen. In der zentralen Übersicht legen Sie keine neuen Tags an und benennen bestehende nicht um.
Voraussetzungen und Berechtigungen
Wählen Sie zuerst den richtigen Verein. Seine Tags bleiben von denen anderer Vereine getrennt, auch wenn die Begriffe gleich heißen.
- Übersicht ansehen: Sie benötigen Verwaltungs-Leserechte für mindestens einen der unterstützten Bereiche. Die Liste und der Filter Ressource zeigen nur Bereiche, auf die Sie Zugriff haben und die im Verein verfügbar sind. Ein reines Mitgliedskonto öffnet diese Verwaltungsübersicht nicht.
- Neue Tags anlegen oder Tags zentral löschen: Dafür brauchen Sie zusätzlich das Recht
Tags verwalten (
manage-tags) im ausgewählten Verein. Für das Löschen muss auch der betreffende Bereich für Sie sichtbar sein. Das Tag-Recht allein öffnet keine fremden Verwaltungsbereiche. - Vorhandene Tags zuordnen oder eine Zuordnung entfernen: Das richtet sich nach den Bearbeitungsrechten am jeweiligen Datensatz. Dafür ist Tags verwalten nicht zusätzlich erforderlich.
Die Vereinsverwaltung vergibt das Recht über Rollen und Berechtigungen. Dass Sie Personen oder Termine bearbeiten dürfen, bedeutet nicht automatisch, dass Sie auch neue Tag-Namen anlegen oder den gemeinsamen Wortschatz bereinigen dürfen.
Die Übersicht lesen
Öffnen Sie in der Verwaltung Einstellungen → Tags.
Jede Zeile steht für einen Tag in genau einem Bereich:
- Name ist der sichtbare Tag-Name.
- Ressource bezeichnet den Bereich, zum Beispiel Personen oder Termine. Ein „Sommerfest“ bei Personen ist ein anderer Tag als ein „Sommerfest“ bei Terminen.
- Verknüpfungen zählt die gespeicherten Zuordnungen dieses Tags. 0 bedeutet, dass der Tag derzeit keinem Datensatz zugeordnet ist. Solche unbenutzten Tags bleiben in der Übersicht sichtbar und können ebenfalls gelöscht werden.
Die Zahl ist keine Liste der betroffenen Datensätze. Prüfen Sie vor dem Löschen deshalb neben dem Namen immer auch die Ressource.
Suchen, sortieren und eingrenzen
Mit dem Suchfeld über der Liste suchen Sie nach einem Tag-Namen. Über die Spaltenköpfe sortieren Sie nach Name oder Verknüpfungen. Eine aufsteigende Sortierung nach Verknüpfungen hilft, unbenutzte oder selten verwendete Tags zu finden.
Öffnen Sie über das Trichtersymbol den Filterbereich und wählen Sie Ressource, um etwa nur Personen-Tags zu sehen. Wählen Sie den gewünschten Bereich, wenden Sie den Filter an und schließen Sie den Filterbereich. Suche und Filter wirken gemeinsam; ein leerer Trefferbereich bedeutet deshalb nicht unbedingt, dass der Tag im Verein nicht existiert. Das Kreuz am aktiven Filter entfernt die Eingrenzung wieder.
Einen Tag für den ganzen Bereich löschen
Das zentrale Löschen entfernt den ausgewählten Tag und alle seine Verknüpfungen. Die zugehörigen Personen, Termine, Inventargegenstände oder Musikstücke bleiben erhalten. Es ist also kein Befehl zum Löschen dieser Datensätze.
- Suchen Sie den Tag in der Übersicht. Kontrollieren Sie Name, Ressource und Verknüpfungen in derselben Zeile.
- Öffnen Sie die Löschaktion dieser Zeile über das Papierkorbsymbol.
- Prüfen Sie im Bestätigungsdialog erneut den Tag-Namen und den Bereich. So unterscheiden Sie auch gleichnamige Tags verschiedener Bereiche. Die Verknüpfungsanzahl steht in der Übersicht; der Dialog nennt die Folge: Alle Verknüpfungen dieses Tags werden entfernt.
- Geben Sie zur Bestätigung den exakt angezeigten Tag-Namen ein. Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen gehören dazu. Eine abweichende Eingabe bestätigt die Löschung nicht.
- Führen Sie die Löschaktion aus. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie Abbrechen; dadurch bleiben Tag und Zuordnungen unverändert.
- Prüfen Sie anschließend, dass die Zeile aus der Liste verschwunden ist. An den zuvor verknüpften Datensätzen ist dieser Tag nach dem erneuten Öffnen nicht mehr ausgewählt.
Die Löschung ist endgültig. Gleichnamige Tags anderer Ressourcen oder anderer Vereine bleiben bestehen. Prüfen und bestätigen Sie jeden Tag einzeln; eine Sammellöschung gibt es in dieser Übersicht nicht.
Nur eine Zuordnung entfernen oder einen neuen Begriff verwenden
Soll ein Tag nur von einer Person oder einem anderen einzelnen Datensatz verschwinden, öffnen Sie diesen Datensatz, entfernen den Chip im Feld Tags und speichern. Der gemeinsame Tag und seine übrigen Zuordnungen bleiben erhalten.
Neue Tag-Namen entstehen ebenfalls am passenden Datensatz: Mit Tags verwalten tippen Sie den Begriff im Feld Tags, wählen das Angebot zum Anlegen und speichern den Datensatz. Ohne dieses Recht können Sie dort nur vorhandene Begriffe auswählen. Ein neuer Name ersetzt keinen bisherigen Tag und übernimmt dessen Verknüpfungen nicht automatisch.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Ich sehe die Liste, aber keinen Papierkorb. Das Leserecht für den Bereich reicht für die Übersicht, nicht zum Löschen. Lassen Sie das zusätzliche Recht Tags verwalten prüfen.
Ich habe „Tags verwalten“, sehe aber keine Inventar- oder Musik-Tags. Der Fachbereich muss im Verein verfügbar sein und Ihre Rolle muss Zugriff darauf geben. Das Tag-Recht ersetzt diese Voraussetzungen nicht.
Ein Tag hat keine Verknüpfungen mehr. Muss ich ihn löschen? Nein. Lassen Sie ihn bestehen, wenn Sie ihn später wiederverwenden möchten. Soll der Begriff aus dem gemeinsamen Wortschatz verschwinden, löschen Sie ihn ausdrücklich in dieser Übersicht.
Ich finde einen Tag nicht. Prüfen Sie Vereinswahl, Suchtext, aktive Ressourcenfilter und Ihre Rechte für den betreffenden Bereich. Gleichnamige Tags werden nicht vereins- oder bereichsübergreifend zusammengeführt.