Wofür eigene Felder da sind
Jeder Verein hat Angaben, die es in keiner Standardsoftware gibt: die T-Shirt-Größe für die Vereinskleidung, die Nummer des Spindschlüssels, das Ablaufdatum einer Bescheinigung, den Namen des Instruments aus Vereinsbesitz. Statt solche Dinge in ein Bemerkungsfeld zu schreiben, legen Sie ein eigenes Feld an.
Der Unterschied zum Bemerkungsfeld ist entscheidend: Ein eigenes Feld ist ein echtes Feld. Es hat einen Typ, es kann erforderlich sein, es taucht in Import und Export auf, und es lässt sich auswerten — bei Checkboxen, Auswahlfeldern und Autocomplete-Feldern auf Wunsch direkt als Filter der Personen- oder Artikelliste.
Voraussetzungen
Eigene Felder liegen in den Einstellungen. Zum Ansehen brauchen Sie das Recht, Einstellungen zu sehen, zum Anlegen und Ändern die entsprechenden Einstellungsrechte.
Ein eigenes Feld anlegen
- Beschriftung — was im Formular vor dem Feld steht. Membergy leitet daraus intern einen technischen Namen ab; bei gleicher Beschriftung wird durchnummeriert.
- Typ — bestimmt, was eingegeben werden kann:
- Text für kurze Angaben,
- Textbereich für mehrzeilige Notizen,
- Zahl für Werte, mit denen gerechnet oder sortiert wird,
- Datum beziehungsweise Datum und Uhrzeit,
- E-Mail mit Prüfung auf eine gültige Adresse,
- Checkbox für Ja/Nein,
- Auswahl (feste Optionen) — eine Liste, aus der genau ein Wert gewählt wird. Die richtige Wahl, wenn die möglichen Werte feststehen und einheitlich geschrieben sein sollen, etwa Konfektionsgrößen (S, M, L, XL) oder Ausbildungsstufen. Die Optionen legen Sie beim Anlegen fest (siehe unten).
- Autocomplete (Text mit Vorschlägen) — ein Textfeld, das beim Tippen bereits erfasste Werte vorschlägt. Die richtige Wahl für Angaben mit wiederkehrenden, aber nicht festgelegten Werten wie „Fahrzeugtyp" oder „Lieblingsstück": Die Liste wächst mit, ohne dass Sie sie pflegen.
- Optionen — erscheint nur beim Typ „Auswahl (feste Optionen)": eine Option je Eintrag, mit Enter oder Komma bestätigt, höchstens 50. Die Reihenfolge, in der Sie die Optionen eingeben, ist auch die Reihenfolge in der Auswahlliste. Der Optionstext ist zugleich der gespeicherte Wert: Wer eine Option später umbenennt, ändert damit nicht die bereits bei den Personen erfassten Werte — diese behalten den alten Text und müssen bei Bedarf neu gesetzt werden.
- Ressource — wo das Feld erscheinen soll. Zur Auswahl stehen die Bereiche, die eigene Felder unterstützen: die Personen und, wenn Ihr Verein das Inventar nutzt, die Artikel.
- Panel — in welchem Abschnitt des Formulars das Feld landet, zum Beispiel „Basisdaten" oder „Adressdaten". Die Auswahl wird aus der gewählten Ressource geladen, deshalb wählen Sie erst die Ressource und dann das Panel.
- Erforderlich — dann lässt sich der Datensatz ohne Eingabe nicht speichern. Vorsicht bei bestehenden Beständen: Ein neues erforderliches Feld betrifft auch alle, die bereits erfasst sind, und muss beim nächsten Bearbeiten ausgefüllt werden.
- Darstellung in Übersichtstabelle — legt fest, ob das Feld als eigene Spalte in der Liste der
gewählten Ressource zur Verfügung steht:
- Nicht anzeigen — das Feld bleibt der Übersicht fern. Es taucht auch nicht in der Spaltenauswahl auf, lässt sich dort also nicht versehentlich einblenden. Das ist die Voreinstellung für neue Felder und für alle Felder, die es vor dieser Einstellung schon gab.
- Zuschaltbar — das Feld steht in der Spaltenauswahl bereit, ist aber zunächst ausgeblendet. Wer die Spalte braucht, blendet sie selbst ein; die Auswahl bleibt erhalten.
- Standardmäßig sichtbar — die Spalte ist von Anfang an da und lässt sich über die Spaltenauswahl ausblenden.
- Filterbar — erscheint nur bei den Typen Checkbox, Auswahl und Autocomplete. Ist der Schalter
gesetzt, bietet die Liste der gewählten Ressource das Feld im Filterbereich an (Abschnitt „Eigene Felder"). Was
der Filter anbietet, hängt vom Typ ab:
- eine Checkbox wird zur Auswahl Ja/Nein — „Nein" umfasst dabei auch alle Personen, bei denen das Feld nie gesetzt wurde;
- eine Auswahl bietet ihre Optionen an, mehrere lassen sich gleichzeitig ankreuzen (z. B. „S" und „M");
- ein Autocomplete-Feld bietet die bereits erfassten Werte in einer durchsuchbaren Liste an. Freitext-, Zahlen- und Datumsfelder lassen sich nicht filtern.
Typ, Ressource und Panel lassen sich später nicht mehr ändern — sie sind nach dem Speichern festgeschrieben, weil bereits erfasste Werte sonst ihre Bedeutung verlören. Beschriftung und die übrigen Schalter bleiben änderbar. Wenn Sie den Typ doch wechseln müssen, legen Sie ein neues Feld an und übertragen die Werte.
Zusätzliche Schalter bei Personen
Für Felder an den Personen gibt es weitere Optionen:
- Privates Feld — die Sichtbarkeit in der Personenansicht folgt den Datenschutzregeln der Person. Bei aktiviertem Datenschutzmodus sehen es die Person selbst und berechtigte Personenverwalter, aber nicht jede lesende Leitung einer Unterorganisation. Dieser Schalter wirkt unabhängig von „Sichtbarkeit für Mitglieder". Für Mitglieder ohne Personenrechte erscheint ein privates Feld im „Ich"-Formular nur, wenn „Sichtbarkeit für Mitglieder" es ebenfalls freigibt.
- Sichtbarkeit für Mitglieder — legt fest, ob ein Mitglied ohne Personenrechte dieses Feld im eigenen Formular „Ich" sieht und ändern kann. Für Rollen ohne Personenrechte steuert die Einstellung auch, ob das Feld in Personenansichten und als Personenfilter verfügbar ist. Verwaltung bedeutet: Das Feld fehlt im „Ich"-Formular dieser Mitglieder. Mitglied liest zeigt den Wert dort schreibgeschützt. Mitglied pflegt erlaubt dort Änderungen. Für neue und beim Einführen dieses Schalters bereits vorhandene Felder ist Verwaltung voreingestellt. Wer Personenrechte hat, sieht Verwaltungsfelder auch im eigenen „Ich"-Formular; zum Ändern sind Bearbeitungsrechte nötig. Wenn auch Mitglieder ohne Personenrechte ein Feld dort verwenden sollen, wählen Sie „Mitglied liest" oder „Mitglied pflegt" ausdrücklich aus. Artikel-Felder und deren Filter bleiben davon unberührt.
- Beitrittsassistent — das Feld erscheint zusätzlich im Assistenten, mit dem neue Mitglieder aufgenommen werden. So wird die Angabe schon bei der Aufnahme erhoben statt später nachgepflegt.
- Familienrelevant — erscheint erst, wenn „Beitrittsassistent" gesetzt ist. Das Feld wird dann beim Aufnehmen einer ganzen Familie sinnvoll übernommen, statt für jedes Familienmitglied einzeln abgefragt zu werden.
Das Ergebnis
Bei Personen übernimmt ein eigenes Feld im Adress-, Kontakt-, Berufs- oder Bank- und Zahlungsbereich auch dessen Zugriffsgrenze für Unterorganisations-Leitungen. Bei Kein Zugriff fehlt es für diesen delegierten Zugriff, bei Lesen ist es schreibgeschützt. Bearbeiten hebt weder Privates Feld noch die bestehenden Schreibschutzregeln auf. Ein eigenes Feld unter Basisdaten wird durch diese vier Bereichseinstellungen nicht verändert.
Nach dem Speichern ist das Feld sofort Teil des jeweiligen Formulars — im gewählten Panel, bei jedem Datensatz und im Rahmen der jeweiligen Zugriffsrechte:
Von da an verhält es sich wie jedes andere Feld: Es lässt sich befüllen, es wandert in den Export und es kann beim Import mit einer Spalte verbunden werden.
Eigene Felder in der Übersichtstabelle
Steht ein Feld auf Zuschaltbar oder Standardmäßig sichtbar, erscheint es als Spalte in der Liste der gewählten Ressource. Welche Spalten Sie sehen, entscheiden Sie weiterhin selbst über die Spaltenauswahl der Liste; die Einstellung am Feld legt nur fest, was dort überhaupt zur Wahl steht und was beim ersten Öffnen bereits sichtbar ist.
Die Einstellung ist eine reine Anzeigefrage und verschiebt keine Rechte. In der Spalte steht genau das, was Sie ohnehin sehen dürften: Ein privates Feld bleibt für Unberechtigte leer, die Datenschutzregeln der Person gelten unverändert, und auch die Zugriffsgrenzen für Unterorganisations-Leitungen wirken in der Tabelle genauso wie im Formular. Wer einen Wert im Formular nicht sehen darf, sieht ihn auch in der Übersicht nicht.
Wer ein Feld später auf Nicht anzeigen zurückstellt, nimmt die Spalte wieder aus der Auswahl. Eine zuvor gespeicherte Spaltenauswahl kann sie nicht zurückholen. Dasselbe gilt für gelöschte Felder.
Je mehr Spalten eine Liste zeigt, desto unübersichtlicher und langsamer wird sie. Nicht anzeigen ist deshalb die Voreinstellung: Stellen Sie nur die Felder um, nach denen Sie tatsächlich regelmäßig schauen.
Nach eigenen Feldern filtern
Ein filterbares Feld finden Sie in der Personenliste hinter dem Trichter im Filterbereich, im Abschnitt Eigene Felder — oder über die Suche im Filterbereich, indem Sie die Beschriftung des Feldes oder eine seiner Optionen eintippen. Der Filter wirkt wie jeder andere: Er erscheint als Chip über der Liste, lässt sich mit weiteren Filtern kombinieren und gilt auch für Export, Nachrichtenversand und Massenaktionen. So wird aus „Uniformgröße M" und „Notenmappe erhalten: Nein" mit zwei Klicks die Liste derer, die noch etwas abholen müssen.
Ein privates Personenfeld ist auch als Filter nur mit den entsprechenden Personenrechten sichtbar; wer die Werte nicht sehen darf, kann auch nicht danach filtern. Ein Personenfeld mit „Sichtbarkeit für Mitglieder: Verwaltung" erscheint im Personenfilter ebenfalls nur für Rollen mit Personenrechten. Bei Artikel-Feldern schränkt diese Einstellung den Inventarfilter nicht ein.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Das Feld erscheint nicht im Formular. Prüfen Sie das gewählte Panel — jedes Panel ist im Personenformular ein eigener Reiter. Ohne Personenrechte fehlt im „Ich"-Formular ein Personenfeld mit „Sichtbarkeit für Mitglieder: Verwaltung" bewusst. Bei einem privaten Feld prüfen Sie zusätzlich, mit welchen Rechten Sie gerade angemeldet sind.
Kann ich ein eigenes Feld löschen? Ja. Tippen Sie zur Bestätigung den Namen des Feldes ein. Das Feld wandert in den Papierkorb und verschwindet aus Formularen und Filtern; seine bereits erfassten Werte bleiben erhalten. Mit Einstellungen wiederherstellen finden Sie es über den Papierkorbfilter und können es wieder einblenden. Den technischen Namen kann zwischenzeitlich kein neu angelegtes Feld übernehmen. Für das endgültige Löschen benötigen Sie das separate Recht Einstellungen endgültig löschen.
Der Schalter „Filterbar" fehlt bei meinem Feld. Er gibt es nur für Checkbox, Auswahl und Autocomplete. Bei einem älteren Feld dieser Typen kann er zusätzlich fehlen, wenn dessen technischer Name Umlaute oder Sonderzeichen enthält — solche Felder lassen sich nicht zuverlässig filtern. Legen Sie in dem Fall ein neues Feld an und übertragen Sie die Werte.
Mein eigenes Feld fehlt in der Spaltenauswahl der Liste. Dann steht es auf „Darstellung in Übersichtstabelle: Nicht anzeigen" — der Voreinstellung. Stellen Sie es am Feld auf „Zuschaltbar" oder „Standardmäßig sichtbar" um. Bei Personenfeldern prüfen Sie zusätzlich Ihre Rechte: Ein privates Feld und ein Feld mit „Sichtbarkeit für Mitglieder: Verwaltung" bleiben ohne die entsprechenden Personenrechte auch als Spalte unsichtbar.
Warum kann ich den Typ nicht ändern? Weil bereits gespeicherte Werte sonst nicht mehr zum Feld passen würden — aus einem Datum lässt sich keine Checkbox machen. Neues Feld anlegen ist hier der saubere Weg.
Wie viele eigene Felder sind sinnvoll? So wenige wie möglich. Jedes Feld verlängert das Formular für alle. Bevor Sie eines anlegen, lohnt der Blick, ob nicht bereits ein passendes Standardfeld existiert.